Gerenciar todos os contratos assinados pela empresa não parece uma tarefa fácil… quando se fala em prestação de serviços, o maior desafio consiste, justamente, no controle e organização dos documentos. Ana Gabriela Malheiros de Oliveira, sócia da área Consultiva & Contratual da Vigna Advogados (Fone: 11 2649.4103), explica que o mercado de logística e transporte trabalha com contratos dotados de avaliações pautadas em SLA (Service Level Agreement), de forma que há pelos tomadores de serviço avaliação constante da qualidade e quantidade de serviço prestado, e isto em vários aspectos, como, por exemplo, pontualidade. “Ademais, o mercado do transporte trabalha com muitos parceiros para o desenvolvimento de sua atividade, de forma que o controle dessas transações também é fundamental, sob pena de grave prejuízo à empresa”, acrescenta.
Para auxiliar nesse processo, surgiu o Legal Control, um sistema de gestão de contratos que possibilita, de acordo com os interesses e prioridades, a inserção de informações que serão objeto de gestão e estão estabelecidas em cada documento. “Tendo em vista que ele permite à companhia trabalhar com as suas prioridades, ou seja, eleger dentro de um contrato pactuado aquilo que lhe é mais importante, ela poderá gerir vigências contratuais, reajustes de valores, datas de pagamentos, cumprimentos de obrigações e garantias, níveis de serviço prestado, eventuais aplicações de multas ou descontos nos valores pagos a título de contraprestação e o que for necessário”, expõe Ana Gabriela.
O Legal Control foi pensado e criado de forma a atender interesses jurídicos, administrativos e comerciais. Seu desenvolvimento se deu em virtude de necessidades reais verificadas tanto em pequenas quanto em grandes empresas. “No caso das de logística e transportes, a gestão dos contratos em que figuram como contratadas é essencial para a manutenção de um bom desempenho junto aos clientes. Já quando é contratante, em especial de parceiros, é essencial para evitar o prejuízo”, conta.
A organização de contratos sempre reflete em redução de custos. Organizações internacionais estimam que, em uma visão conservadora, a gestão desses documentos permita em curto prazo economia de 2%. Nesta época de tão grandes desafios econômicos, é fundamental dar total atenção a todos os processos para que possam diminuir gastos desnecessários.
Características
O sistema possui três módulos: contratos, procurações e negociações. O primeiro módulo permite a criação automática de documentos de acordo com a alimentação do sistema. Os módulos dedicados à procuração e negociações permitem a gestão de todas as informações atinentes aos temas, além de armazenamento de documentos em qualquer formato.
É alimentado de acordo com a prioridade e a necessidade de cada cliente, já que, inclusive, o conteúdo do contrato será variável em relação ao core business. Isso é feito pela própria empresa ou pela contratação do BPO – Bussines Process Outsourcing. Ou seja, o Legal Control também pode ser totalmente terceirizado, que é forma cada vez mais adotada.
Ana Gabriela explica que as organizações acabam despendendo custo, mão de obra e foco em um Departamento Contratual que, na maior parte das vezes, não se destaca enquanto produto ou serviço principal da companhia. “Considerando essa realidade é que surgiu o BPO consistente na terceirização ou outsourcing de um trabalho relevante e complexo sobre o qual a companhia não pode e não deve se debruçar”, adiciona.
Ela diz que, dessa forma, a possibilidade de terceirizar todo o trabalho envolvendo os contratos, desde a elaboração do documento, debates acerca de clausulados com partes contrárias, até a gestão de sua vigência e seu reajuste de valor, proporcionam diversas vantagens.
O sistema poder ser instalado no cliente ou ser utilizado nas nuvens, sendo esta última a forma mais utilizada, pois proporciona segurança, além de não ocupar espaço em servidor interno. Vale lembrar que é importante que todos os documentos empresariais sejam armazenados ao menos por cinco anos, para segurança em vários âmbitos (fiscal, cível, etc.).
Para Ana Gabriela, as empresas estão cada vez mais abertas à sistematização e organização de sua operação, inclusive por exigências de compliance e demais necessidades, em especial de grandes companhias. E a sua? Já pensou nisso?