Como garantir o cumprimento do Mecanismo de Integridade em tempos de trabalho remoto? A sua empresa possui um Sistema de Compliance realmente efetivo para funcionários e prestadores de serviço, com Código de Conduta, políticas e procedimentos específicos? Como está a atuação da área de Compliance durante esse momento de crise? Com o objetivo de elucidar estas e outras questões relacionadas ao papel estratégico do Compliance Officer e para evidenciar a importância e viabilidade para as empresas do Sistema de Compliance, a ABOL – Associação Brasileira de Operadores Logísticos realizou, na última sexta-feira (22/05), o webinar “Como o Compliance Officer deve agir em tempos de crise”.
O debate foi conduzido pelo diretor de Assuntos Jurídicos e Regulatórios da ABOL, Luciano do Rêgo Neto, e teve como convidado o engenheiro e expert da Compliance Total, Wagner Giovanini.
Dando boas-vindas a todos os presentes, bem assim ao palestrante Wagner Giovanini, o diretor presidente da ABOL, Cesar Meireles, enfatizou a relevância do Compliance para os Operadores Logísticos, pela natureza das suas operações, pela complexidade regulatória, bem assim para o pleno alinhamento com a ordem mundial anticorrupção e cumprimento das melhores práticas jurídicas e regulatórias.
Como explicou Wagner Giovanini, a Lei Anticorrupção nº 12.846/2013 exige que o programa de Compliance nas empresas seja efetivo, ou seja, não basta ter um programa de prateleira, pro forma apenas, para uma eventual fiscalização. “O sistema tem que existir e ser praticado em todos os níveis hierárquicos e por todos os funcionários. A lei estabelece a necessidade e obrigatoriedade de se pregar uma cultura ética em concordância com o desenvolvimento sustentável da corporação, que implica em respeito à concorrência, com práticas que atentem à lisura e idoneidade”, explica.
Para entender a abrangência de um sistema de Compliance, este programa está baseado em três grandes pilares: prevenção, detecção e correção.
A prevenção implica no mapeamento dos riscos dentro da empresa, sendo necessário identificar em que fase a empresa está em termos de maturidade das práticas internas e desenvolver um Código de Conduta — que refletirá os valores da empresa e será a base de todo o Sistema de Compliance – e, então, desenvolver políticas e procedimentos que regularão questões essenciais do Mecanismo de Integridade (Comitê de Ética, critério de compras, requisitos para doação, relacionamento com órgãos públicos, sanções disciplinares etc.).
O pilar da detecção abrange certificar-se que toda a empresa está seguindo as regras da empresa que compõem o Sistema de Compliance. Wagner Giovanini explica que é muito importante criar um canal de denúncia, a forma mais eficaz e pragmática de se receber denúncias e saber se o Código de Conduta e as políticas estão sendo observados.
“Já a ‘correção’ é a aplicação de medidas disciplinares contra o funcionário que não respeita as diretrizes estabelecidas nas diversas políticas que integram o Sistema de Compliance. É um sistema que traz segurança jurídica para qualquer empresa e que passou a ser determinante, inclusive, para as estratégias comerciais, uma vez que tornou-se recorrente para licitações e concorrências e até captação de crédito e financiamentos a exigência de os participantes apresentarem um Mecanismo de Integridade”, elucida Wagner Giovanini.
Pandemia e Compliance
O tema principal do webinar promovido pela ABOL foi justamente como o Compliance Officer e sua equipe devem agir durante a pandemia. “No momento atual, de distanciamento social e trabalho remoto, o Compliance ganha ainda mais relevância porque as empresas têm funcionários trabalhando em suas casas e, se as corporações não tiverem sistemas de TI robustos e que monitorem a dinâmica diária do trabalho, os colaboradores podem, eventualmente, sentirem-se mais confortáveis para burlar determinadas diretrizes ou procedimentos”, alerta Wagner Giovanini.
Ele exemplifica o risco, mencionando que, na pandemia, as empresas começaram a renegociar contratos, seja com clientes ou com fornecedores, situação que deu relevância à área de compras. “Agora, imaginem uma área de compras, que está na linha de frente, renegociando contratos e pagamentos, que comece a incorporar novas práticas e ações que não observam a política definida pelo Sistema de Compliance. À distância, o monitoramento é mais difícil, sem a interveniência de uma estrutura de TI robusta”.
Para ele, é neste momento, de pandemia, que a empresa deve seriamente manter as políticas ativas e atualizadas, pois é um indicativo para o mercado da sua idoneidade e comprometimento com as boas práticas. “O Compliance, como dizemos, pode ser determinante para a captação de recursos, participação em licitações e concorrências, além da atração de talentos”.
Uma ação que ganhou destaque neste momento são as doações, o que exige uma preocupação redobrada das corporações, especialmente se os beneficiados são órgãos públicos. “A cartilha recomenda que as doações sejam feitas da maneira mais transparente possível. De forma direta, sem intermediários, envolvendo apenas serviços ou produtos”, orienta Wagner Giovanini.
Segundo Giovanini, da Compliance Total, é muito importante que as empresas diferenciem doações da modalidade de patrocínio e que evitem doações em dinheiro. Também é necessário muita pesquisa e cuidado com compras de emergência. Ele alerta também para os riscos de funcionários não comprometidos com o home office, que podem não cumprir horários ou ainda tentar roubar informações da empresa. “Tudo isso pode ser evitado com boas instruções feitas por meio de um Mecanismo de Integridade efetivo”, explica.
Pequenas, Médias e Grandes Empresas
Há uma percepção geral de que o Sistema de Compliance faz parte apenas da realidade das grandes empresas. Não é bem assim. Já há no mercado opções de ferramentas voltadas para o pequeno e médio empreendedor. “Temos clientes de dois funcionários na Compliance Total. Nós montamos um Sistema de Integridade efetivo adequado àquela empresa, assim que tem que ser. A intenção é desburocratizar o acesso para todos os empreendedores”, explica Wagner Giovanini.
O painelista lembrou também os benefícios diretos e indiretos do Sistema de Compliance: atua na segurança da empresa, reduz custos com eventuais processos ou perdas, melhora o clima organizacional (diminuição de problemas como assédios e nepotismo) e aumenta a vantagem competitiva da empresa. Ele destacou também que, para o mecanismo funcionar de forma eficaz, é importante que o plano esteja estruturado em alguns apoios: a certeza de que o líder da companhia quer fazer o certo (“tone at the top”) e que toda a força de trabalho está inteirada das direções a serem tomadas e que atua diretamente com os funcionários que buscam fazer as coisas certas. “O profissional do Compliance tem papel sensibilizador, conselheiro, facilitador e defensor”, disse.
Wagner Giovanini completou que o Compliance não é uma área de custo para as empresas, e sim a garantia de bons negócios. “Nunca há prejuízo no Compliance; ele sempre trará benefícios para a empresa. Mas, é importante que ele seja administrado de cima para baixo em uma companhia, ou seja, os diretores devem estar engajados nesse trabalho para garantir transparência e efetividade”, explicou.
Operador Logístico
No âmbito da função do operador logístico, o diretor jurídico da ABOL, Luciano do Rêgo Neto, recomenda que as empresas redobrem a atenção em relação ao Código de Conduta. “O Operador Logístico está no meio da cadeia e as empresas devem pregar a importância de um Código de Conduta para seus funcionários e outro específico para os seus fornecedores, porque, ao subcontratar um prestador, esse subcontratado deve estar alinhado às condutas da empresa. Na prática, a empresa já deve colocar no edital de licitação a obrigatoriedade da parte subcontratada seguir o Código de Conduta para fornecedores, esse é o ideal”.
Ao terminar a conversa, Luciano do Rêgo Neto enfatizou que investir em Compliance é mostrar ao mercado a confiabilidade da empresa, que deve ser sadia em todos os momentos. “Não é possível transigir sobre ética; não há meio termo nessa linguagem. Não é porque se está em momento de crise que existe a opção de colocar os seus valores à prova”, finaliza.