Se você já leu algo sobre gestão de empresas, provavelmente já deve ter se deparado com o termo Business Intelligence, Inteligência de Negócios ou simplesmente BI. Todos os termos anteriores se referem ao mesmo conceito que tem ajudado organizações de diferentes portes e segmentos a conhecerem melhor seus números, processos e clientes.
Devido à enorme quantidade de informação que temos atualmente e à velocidade com que elas mudam, uma solução de Business Intelligence pode ser um fator decisivo entre o sucesso e o fracasso de uma organização, além da forma como ela será vista pelos seus clientes.
As dificuldades das organizações
Imagine uma empresa em que o gestor, uma pessoa que realmente quer gerenciar melhor o seu negócio, decide contratar as seguintes ferramentas para gerir os processos da sua empresa:
• Sistema de Relacionamento com Clientes;
• Sistema Financeiro;
• Sistema de Ponto;
• Sistema de Gerenciamento de Logística.
Claro, nem tudo são flores, alguns processos não se adequaram a nenhuma das soluções, então começaram a utilizar planilhas eletrônicas (Excel) para gerenciar:
– Produtos que devem ser comprados para a empresa;
– Limpeza dos caminhões;
– Manutenção mecânica dos veículos da empresa;
– E alguns outros.
Continuando no nosso exemplo, imagine que um cliente reclame constantemente da qualidade nas suas entregas, e esse mesmo gestor, que conhece bem o seu negócio, elabora o seguinte questionamento: “Há uma relação entre colaboradores que têm faltado e a satisfação do meu cliente?” No cenário atual, para responder a essa simples pergunta, temos um processo demorado e complexo:
• Acessar Sistema de Relacionamento com Clientes e verificar os dias que aquele cliente reclamou;
• Acessar Sistema de Ponto e verificar se as reclamações coincidem com os dias que os colaboradores faltaram;
• Elaborar, ele mesmo, um relatório para mostrar ao seu cliente se há ou não essa relação.
Um gestor precisa, diariamente, de dezenas, até centenas, de respostas a diferentes perguntas, com isso, um processo, como visto anteriormente, utiliza o tempo do gestor criando informação, ao invés de analisando elas de fato. Um gestor que gasta muito tempo preenchendo planilhas e relatórios não está utilizando seu tempo da melhor forma possível.
O Data Warehouse
Tendo o Prof. Dr. (Phd) Doutor Ralph Kimball como um dos precursores desta solução, o Data Warehouse (Armazém de Dados, em português), faz parte da solução de Business Intelligence. Os dados dos diferentes sistemas, planilhas e arquivos texto de uma organização são colhidos e armazenados nesse Banco de Dados.
O Data Warehouse se torna um item extremamente estratégico dentro da organização. É ele que possui os dados de todos os sistemas e é nele que estão as correlações entre essas informações, permitindo que os gestores de forma rápida e acessando uma fonte única possam ter suas perguntas respondidas com confiança.
Além disso, a utilização de Data Warehouse e Business Intelligence propicia uma maior transparência ao gestor: caso qualquer um dos sistemas de origem seja alterado, basta modificar a forma com que os dados são importados, as telas e o Data Warehouse não serão afetados. Em empresas maiores, o gestor nem mesmo tem a visibilidade que houve alguma alteração nos sistemas. Ele tem coisas mais importantes para se preocupar do que saber que os sistemas da empresa estão sendo modificados ou não.
Alguns componentes de Business Intelligence
Dashboards: Componentes mais usados, permitem a utilização de painéis com gráficos interativos e tabelas que, dependendo da ferramenta, podem ser executados tanto em computadores, tablets ou smartphones para apresentação de informações e levantamento de respostas em cenários pré-estabelecidos. Exemplos: Dashboard de Atrasos de Entrega, Dashboard de Produtividade (Foto 1).
Cubos: Existem algumas perguntas que não podem ser respondidas pelo Dashboard, nesse momento entra em ação a ferramenta de Cubo, que lembra um pouco uma tabela dinâmica do Excel, porém com muito mais dados e informações para serem tratados. Com ela, é possível visualizar uma organização e uma problema por vários ângulos com poucos cliques (Foto 2).
ETL: Sigla para Extract, Transform, Load (Extração, Transformação e Carga), é o processo de importação dos dados de sistemas da empresa e inserção dentro do Data Warehouse previamente configurado. Nessa etapa, são realizados os cálculos com as informações cruzadas entre os diferentes softwares da empresa. Nessa etapa, também é possível o envio de e-mails automatizados com os dados analisados. Exemplo: Envio de e-mail para os gestores, caso o indicador de pontualidade não esteja dentro do estabelecido.
Relatórios: Em alguns casos, há a necessidade da utilização de relatórios. Em geral os relatórios são defasados em relação aos Dashboards por não permitirem interação e navegação por suas informações, porém podem ser muito úteis caso exista a necessidade de entrega de informação de maneira mais formatada em pdf ou impressos para os clientes (Foto 3).
Alertas: Devido ao escasso tempo que os gestores dispõem, muitas vezes é importante que a solução de gestão, de forma ativa e automática, envie e-mails ou SMS para o responsável de um determinado processo. Caso algum indicador esteja abaixo do limite pré-estabelecido, é possível, inclusive, criar um processo de escalonamento de mensagens de acordo com os valores observados. Exemplo: Envio de e-mail para o gerente caso o indicador de pontualidade esteja em um nível de atenção (amarelo), posteriormente envio de e-mail para o diretor da empresa caso esse mesmo indicador entre em um nível de alerta (vermelho).
Melhores decisões com mais informação
Um exemplo de uso de Business Intelligence é da empresa Fidelitone Logistics, uma das líderes em performance de cadeia de suprimentos e inovadora na indústria logística desde 1929. A Fidelitone optou por utilizar a solução Pentaho, uma ferramenta com código aberto e bem conceituada no mercado, para tomar melhores decisões baseadas em dados.
“Algumas pessoas ainda associam armazenamento e transporte com operações de baixa tecnologia, mas a verdade é que tecnologia forma o centro de nosso negócio”, diz Bruce Massel, vice-presidente de TI da Fidelitone. (Fonte: https://goo.gl/4Yh82d).
Existe um poder incrível nas soluções de Business Intelligence. Toda organização gera dados, correlações e tendências que estão apenas escondidas, pedindo para serem descobertas. As ferramentas apresentadas neste artigo, sem dúvida, ajudarão o gestor a encontrar essas informações de forma extremamente prática e com alto retorno do seu investimento.
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