Desenvolvida, pela STIL Soluções de TI e Logística (Fone: 11 2537.4712), a partir da necessidade da Tintas Sherwin-Williams (Fone: 0800 702.4037) em gerenciar entregas fracionadas em todo o território nacional, a OK Entrega é uma solução SaaS (Software as a Service) integrada por três componentes.
O primeiro é um aplicativo gratuito nas versões Android e IOS. “É através de seus celulares que os motoristas leem o código de barras da NF entregue, fotografam o comprovante de entrega assinado e confirmam a entrega em tempo real”, explica Paulo Saez, sócio da STIL Soluções e responsável pelas áreas de TI e comercial.
O portal WEB OK Entrega, segundo componente da solução, recebe essas informações e as disponibiliza de imediato para embarcadores e transportadoras.
“Na sequência, entra o terceiro componente, o nosso grande diferencial, a inovação que estamos oferecendo, o cartório digital, que realiza a validação e o registro da imagem do comprovante de entrega com validade legal (Lei Federal nº 6015/73 e artigo 41 da Lei Federal nº 8935/94). Esse processo gera um arquivo em formato PDF com assinatura digital contendo a imagem do comprovante de entrega validado quanto ao número e à série da NF e à data de entrega, e esse documento tem o valor da via original do comprovante de entrega. Com essa exclusiva solução conseguimos garantir aos nossos clientes que as informações de entregas recebidas são verdadeiras e consistentes com as informações dos comprovantes de entrega. Dessa forma, eliminamos a necessidade de retorno do documento até o embarcador, fato que desonera de forma significativa os processos administrativos existentes nas transportadoras e nos embarcadores”, explica Saez.
Com relação aos benefícios proporcionados pela solução, o sócio da STIL Soluções relaciona: agilidade e padronização das informações de entrega; elevação do nível de serviço (on time delivery); atendimento de requisito legal (lei Sarbanes Oxley e auditorias); redução do número de interações com as transportadoras (e-mails, telefones etc.); simplificação do processo de faturamento e pagamento de fretes; eliminação do retorno físico dos comprovantes de entrega; não há custo de licenciamento ou manutenção para as transportadoras; velocidade de implantação; e alto grau de aderência, devido ao baixo impacto operacional.
Já quanto aos diferenciais, Saez também os relaciona: validação e registro da imagem do comprovante de entrega pelo cartório digital; alta resiliência, já que a solução funciona em áreas sem cobertura de internet. “Podemos receber as informações de entrega (IOD e POD) antes das informações das NFs”; e tecnologia atual, sendo que o portal atua com alta performance para dashboards e relatórios que permitem monitorar e avaliar em tempo real 100% das entregas.
O sócio da STIL Soluções também lembra que esta solução atende embarcadores e transportadoras de todos os portes, com investimento inicial baixo e custo mensal atrativo. “Por isto, a expectativa é de nos tornarmos uma referência de mercado para esse tipo de solução. E as nossas novas propostas são de expandir as funcionalidades da solução. Nosso modelo é colaborativo, captamos as necessidades de nossos clientes, desenvolvemos soluções e as disponibilizamos. Afinal, nosso foco é gestão de entrega fracionada e/ou lotação, em todos os modais, em todos os segmentos de negócios. Onde houver uma entrega, nós queremos que o OK Entrega seja a solução de registro e validação.”
Saez também lembra que, atualmente, além da Sherwin-Williams e da Santher, a DocaLog e a Expresso Sulamericano estão utilizando o OK Entregas, e outros clientes estão em fase de testes e implementação.
Na Santher, a implantação na operação iniciada em julho de 2107, abrangendo 57 transportadoras e mais de 800 entregadores/motoristas, foi realizada em 30 dias e teve curva de aprendizado de +60 dias. Ou seja, em 90 dias a solução foi implantada em 100% da operação daquele cliente.
Sherwin-Williams
Como já mencionado, a solução OK Entregas foi criada para atender às necessidades da Sherwin-Williams. O sistema foi desenvolvido e homologado pela STIL Soluções ao longo de 2016 e teve seu início de uso operacional em janeiro de 2017.
A fabricante de tintas enfrentava, naquele momento, como principal dificuldade, fechar o relatório de cutoff de vendas devido ao longo prazo para receber as informações de entrega (IOD) e, também, tinha um processo burocrático e pouco eficiente para receber e arquivar os comprovantes de entregas (POD).
“A Sherwin-Williams estava buscando uma solução para gerenciamento de entregas fracionadas, já tinha tentado implantar soluções de mercado sem sucesso e, durante uma reunião, onde fomos apresentar a STIL Soluções, fomos indagados se conseguiríamos atendê-los. Nós também tínhamos o mesmo tipo de anseio e uma ideia de como poderíamos ter sucesso para atender a gestão de uma operação de distribuição fracionada, onde há pouca ou nenhuma visibilidade da última milha, portanto precisaríamos de uma aplicação aberta, de fácil utilização e que funcionasse sem a necessidade de cadastrado prévio de motoristas”, explica Saez, sobre como a STIL Soluções chegou à Sherwin-Williams.
Foi, então, elaborado um protótipo. “Eles gostaram da nossa proposta, onde assumíamos 100% dos riscos do desenvolvimento, ou seja, realizaríamos o desenvolvimento e eles começariam a pagar pelo serviço somente após o início do uso. Todo o investimento foi feito pela STIL Soluções.”
O ponto chave inicial foi que a solução deveria ser simples, ágil e fácil para implantar. Que permitisse a entrada de novas transportadoras e motoristas com facilidade e funcionasse independente de falhas de sistemas, como, por exemplo, falta de recebimento de NFs.
Pelo lado da Sherwin-Williams, Ricardo Jacinto, gerente de logística da empresa, lembra que antes da adoção do OK Entrega não era utilizado nenhum app específico – “fazíamos o follow-up das entregas de materiais através da nossa equipe interna. Também utilizávamos as informações que obtínhamos junto aos transportadores, principalmente no quesito retorno dos canhotos de notas fiscais”.
Este processo, certamente acarretava vários problemas, sendo o mais comum o fato de os clientes reterem os canhotos das notas fiscais para conferências, o que gerava demora no retorno dos canhotos assinados e atrasos em processos.
Sobre o que levou a Sherwin-Williams a escolher o OK Entrega, Ricardo lembra que receberam uma indicação externa, avaliaram e aprovaram a utilização. “Foi considerada a necessidade de melhoria dos serviços prestados aos nossos clientes, fato que medimos incansavelmente em nossas pesquisas de satisfação”, completa ele, dizendo, ainda, que o OK Entrega está sendo usado em todos os processos de entrega de materiais aos clientes, indo desde a definição das entregas até os agendamentos, evidenciando as ocorrências, emissão de relatórios de KPI´s e performance e reconhecimento da entrega para fins de apuração de resultados. “Entre os benefícios alcançados está a melhora do nosso índice de satisfação junto aos clientes e agilização dos processos internos, otimizando o trabalho da equipe”, finaliza o gerente de logística da Sherwin-Williams.
Expresso Sul Americano
Como mencionado, a Expresso Sul Americano (Fone: 11 3658.7055) é outra empresa que está utilizando a solução da STIL Soluções.
Franco Vasconcelos, gerente Administrativo e Financeiro, diz que a escolha do OK Entrega se deu pela praticidade e simplicidade do sistema. “Além de termos as informações em tempo real da entrega, ganhamos também com a disponibilidade da foto do canhoto assinado pelo destinatário, o que comprova efetivamente a entrega e que pode ser disponibilizado ao cliente imediatamente. Temos, também, a vantagem do registro do local exato da entrega, uma vez que as coordenadas (latitude e longitude) são registradas pelo smartphone. Outra vantagem considerável é a possibilidade de o motorista registrar por fotos as evidências de entrega. Tudo isso de forma simples, objetiva, prática e transparente.”
Vasconcelos diz que, hoje, o motorista, com um smatphone em mãos, realiza todo o trabalho na porta do destinatário. Toda a informação é on line, o que agiliza o processo. A validação dos comprovantes de entrega é feita sem manipulação física dos documentos, o que, além de desburocratizar o processo, acelera o envio das informações aos clientes. Possibilita, ainda, que o cliente tenha acesso ao sistema e acompanhe a operação e seus resultados instantaneamente.
“Após as primeiras etapas de implantação, já estamos com ganhos em todos os sentidos, com informações de qualidade. A solução traz vantagens diretas aos clientes, já que eles também podem ter acesso ao sistema, reduzindo a triangulação embarcador, transportadora e destinatário, apenas para saber se a entrega foi realizada. A automatização dos processos também é uma grande vantagem. Os custos são compatíveis com os de outras ferramentas de mercado, porém o OK Entrega tem diferenciais, como a possibilidade de registrar o canhoto em cartório digital”, aponta o gerente.
Sobre o que o Expresso Sul Americano utilizava antes da adoção do OK Entrega, Vasconcelos lembra que não era empregada nenhuma ferramenta específica para realizar as baixas de entrega. Os motoristas retornavam ao final do dia com a documentação em mãos e era feita a conferência dos comprovantes e os dados inseridos no ERP, que por sua vez os enviava, via EDI, aos clientes. “Antes da utilização do OK Entrega tínhamos diversos problemas com a demora na baixa por ser um processo manual, a conferência do documento físico, a demora no envio das informações aos clientes, a perda da rastreabilidade”, finaliza Vasconcelos.