O controle de estoque é sem dúvida um dos maiores desafios de quem empreende com restaurantes e bar, principalmente quando se está começando no negócio e é necessário fazer uma análise com cautela do que tende a ter uma saída mais rápida ou não. Essa tarefa possibilita comprar a quantidade certa e evitar desperdícios desnecessários, além é claro, de ter o poder de negociação de um melhor preço. Tudo isso impacta nos lucros da empresa, daí a necessidade de um controle de estoque eficiente!
Hermes Bernardo, fundador e CEO da FiChips Food – primeira franquia no Brasil especializada na culinária inglesa – conta que essa tarefa no dia a dia dos restaurantes é complexa, mas não impossível. “Controlar o estoque de uma cozinha é essencial para o negócio caminhar de forma eficaz. Isso não quer dizer que é necessário contabilizar cada grão, até porque não leva a nenhum lugar. Mas é necessário conhecer a quantidade dos pratos com maior saída. No caso da franquia, a equipe de suporte é capaz de auxiliar o franqueado, principalmente nesses primeiros passos. Com o tempo, conhecendo mais o seu próprio negócio, ele consegue fazer essa contabilização do estoque”, diz.
Tecnologia é essencial para o negócio
A FiChips adota no seu dia a dia o sistema Linx Degust, uma plataforma popular no mercado que oferece além da parte de frente de caixa, também a retaguarda que gerencia este estoque.
Pelo sistema ser integrado ao PDV, cada item vendido gera uma saída do estoque seguindo a ficha técnica do produto. Esse pareamento consegue trazer o “match” entre o que é vendido e o que ainda há no estoque. Isso gera a segurança do franqueado na decisão de comprar mais itens ou não.
O CEO da FiChips reforça que ainda sendo um software, a ferramenta não opera totalmente sozinha. É necessário que se faça a alimentação frequente de informações de fora para dentro, como inserção de notas fiscais de compra; contagens periódicas de estoque; perdas justificadas/ consumos de funcionários, etc, para que o sistema opere matematicamente organizada.
Colocando a mão na massa
Hermes lista sete dicas fundamentais para auxiliar os empreendedores do segmento de alimentação a melhorar essa prática na organização da cozinha, inclusive nas operações dos franqueados. Confira:
– Especificações de fichas técnicas: Este item garantirá muito mais que o padrão das porções produzidas dentro da operação, mas também certificará o real valor de estoque necessário para qualquer planejamento de vendas. Exemplo, dentro da minha operação eu consigo produzir 30 itens com 5 Kg de determinada matéria-prima, ou seja, consigo planejar a compra do meu estoque baseado nas porções que consigo produzir.
– Controle periódico de estoque: Prática fundamental para qualquer gerenciamento, afinal é importante entender o que temos para o que comprar. O planejamento de compras precisa sempre estar atrelado ao controle periódico, visto que para não “deixar faltar” ou “sobrar” essa análise será ponto chave em tomadas de decisões.
– Alimentação de colaboradores (caso seja no local): Quando existe essa dinâmica dentro da operação, é de grande valia que se destine o montante de insumos respectivamente para cada setor para que o consumo de funcionários esteja alinhado com os custos de RH, e não com o estoque responsável pela venda. O custo da matéria-prima vendida é diferente de uma despesa de RH.
– PVPS (Primeiro que vence, primeiro que sai): Essa prática de sucesso além de uma garantia de segurança e qualidade alimentar, exerce uma função fundamental na inserção de novos itens dentro do estoque. Ter este rodízio entre produtos do estoque, consumindo os que estão próximos ao vencimento, para quando entrarem novos itens no estoque não sejam desperdiçados produtos vencidos.
– Planejamento mensal de compras: O planejamento de compras é de tanta relevância quanto os demais itens, porém garantirá uma melhor previsão de gastos e o controle financeiro deste estoque. Comprar a prazo nem sempre será tão vantajoso, mas o planejamento de pedidos trará segurança na pesquisa de preços e adequação de valores se necessário.
– Controle de perdas ou desperdício: Ponto importante na gestão, uma vez que possamos ter falhas humanas é importante sempre ter a ciência e o planejamento de correção para os que forem erros operacionais. O alinhamento entre líder x equipe é fundamental para que a saúde financeira do estoque esteja em linha com os resultados de receita da operação.
– Automatização de demandas: Atualmente, temos enormes oportunidades de melhoria para a gestão de estoque e gerenciamento operacional dessa despesa variável com a automatização via softwares já oferecidos no mercado. Planilhas ainda são de grande valia, porém quando pensamos em um sistema integrado com a venda e receituário de cada produto vendido, estamos falando de uma realidade que de fato não coloca margens de erros ou “fugas” de operação. Sistemas operacionais possuem além deste pareamento do que é vendido x consumido, como também trazem indicadores por turno ou então memória de cálculo, para uma análise comparativa com o mês anterior. Mas tudo isso, só será viabilizado conforme inserções como estoque inicial, compras, perdas e estoque final.
“Acredito que quem tem mais lucro é aquele que controla mais e melhor o seu estoque, e não aquele que vende mais. É importante entender que o que não é medido, não é gerido. E ainda nesse prisma, o ponto chave de ter o controle de estoque em mãos é a garantia de que o custo de matéria-prima vendida não deva ser impactado por excessos, que caso não sejam vendidos dentro do mês de compra, se tornará um ativo financeiro parado”, finaliza Hermes Bernardo, fundador e CEO da FiChips Food.