O gestor de frota precisa administrar diversos aspectos e fatores relacionados aos veículos e aos condutores, como os custos gerados pela frota. Para isso, pode-se definir diferentes tipos de KPI. Esses indicadores são grandes aliados na tomada de decisão. Afinal, mostram de uma forma precisa o cenário da frota, facilitando o trabalho do gestor. Por esse motivo, a LeasePlan | ALD Automotive, líder global em mobilidade sustentável que oferece serviços de locação, terceirização e gerenciamento de frotas, traz algumas informações importantes sobre o tema para que mais pessoas entendam o conceito de KPI, quais são os principais utilizados na gestão de frota, por que é preciso definir esses indicadores e como eles podem ser analisados.
O que é KPI?
KPI é a sigla para Key Performance Indicators, ou seja, são os indicadores-chave de desempenho utilizados por empresas de todos os setores. Existem os mais variados tipos, definidos conforme a necessidade e os objetivos de cada negócio. Um KPI permite mensurar o nível de desempenho ou de sucesso em relação a um determinado processo ou estratégia da empresa. É também uma forma de metrificar, por exemplo, os custos com certa operação.
Quais são os principais KPIs da gestão de frota?
Com a definição de KPIs, o gestor de frota consegue estabelecer estratégias mais eficazes. Isso porque eles permitem acompanhar e gerenciar com eficiência aspectos específicos dos veículos, da performance deles, dos custos, entre outros.
É interessante que os KPIs sejam definidos e mensurados antes da implementação de uma estratégia. Após a adoção dela, é fundamental calcular mais uma vez esses indicadores para observar a eficácia da medida implementada. Podemos melhorar os KPIs, por exemplo, por meio da terceirização de frota. A parceria com uma empresa especialista contribui de forma significativa para a redução de custos e a maior eficiência na hora de gerenciar os veículos.
Existem muitos tipos de KPI para gestão de frotas, e a adoção deles pode acontecer conforme o que fizer mais sentido para a estratégia ou objetivos da empresa. A seguir, apresentamos alguns indicadores que os gestores mais utilizam.
KPIs de manutenção
Permitem ao gestor controlar aspectos relacionados à mecânica e à conservação dos veículos, assim como as manutenções recebidas por eles e os custos envolvidos.
Total de avarias – Indica a quantidade de avarias sofridas por um determinado veículo ou então pela frota como um todo;
Desgaste de peças – Mostra para o gestor de frota a média de tempo para o desgaste de peças. Ajuda a identificar se está acontecendo no momento certo ou de forma acelerada;
Custo por veículo – Aponta os custos que a empresa tem com a manutenção por veículo da frota;
Gasto total com manutenções – Mostra qual e o total gasto em um determinado período, como em um mês, com as manutenções realizadas na frota;
Índice de manutenções corretivas – Indica para o gestor a quantidade de manutenções não programadas que precisaram ser realizadas;
Tempo de inatividade do veículo – Faz o cálculo do tempo que cada veículo permanece inativo em função de avarias ou devido à manutenção.
KPIs de combustível
Esses indicadores trazem dados e informações importantes relacionados ao combustível utilizado pela frota.
Consumo por veículo – É um cálculo importante que indica a quantidade de combustível que é consumida por cada um dos veículos;
Custo do km/h – Este KPI mostra o custo que a empresa tem com cada quilômetro/hora em relação ao combustível. Pode ser calculado também por veículo;
Gastos totais com combustível – Este é um indicador geral que mostra para o gestor o total de gastos que a frota tem com combustível dentro de um determinado período;
Desempenho médio da frota (km/l) – Mais um indicador médio que informa qual é o desempenho da frota considerando a quilometragem por litro.
KPIs de produtividade
Esses indicadores são utilizados, principalmente, por empresas que trabalham com frotas para entrega.
Tempo médio das entregas – É um indicador que aponta quanto tempo é necessário para realizar as entregas programadas para a frota;
Capacidade dos veículos – Mostra para o gestor qual é a capacidade de transporte dos veículos para planejar as entregas.
KPIs de multas
São KPIs essenciais para a empresa responsável pela terceirização de frota e para o gestor que administra os veículos por conta própria. Afinal, apontam as ocorrências e ainda os custos que a empresa tem com as penalizações.
Incidência de multas – É um KPI que envolve a frota como um todo, mostrando para o gestor a incidência de multas que a empresa sofre;
Custos com multas por mês – Com este indicador, o gestor tem uma visão geral de todos os custos que a frota está gerando com as multas sofridas dentro de um mês. Também pode ser utilizado em um período maio;
Multas por veículo – Este KPI apresenta a frequência das infrações que incidem em cada um dos veículos da frota;
Multas por condutor – Assim como é possível monitorar os veículos, o gestor de frota pode utilizar um KPI para conferir a quantidade de multas que cada condutor recebe.
Outros KPIs
Além dos KPIs específicos, o gestor pode adotar alguns outros para monitorar características gerais da frota e aspectos relacionados.
Idade da frota – Apresenta uma média da idade dos veículos que compõem a frota e contribui para planejar a troca deles no momento certo;
Incidentes gerais – Favorece o controle do uso do seguro, pois mostra a quantidade de incidentes gerais, ou seja, de sinistros, que acontecem, como batidas, roubos, furtos, quebras e outros.
Por que é preciso definir e acompanhar os KPIs?
Não existe uma regra para a definição de KPIs na gestão de frota. O gestor pode estabelecer os indicadores que farão a diferença para sua estratégia, contribuindo para monitorar aspectos que impactam de forma direta no desempenho da frota e na eficiência do seu próprio trabalho.
O mais importante é que exista um monitoramento. Isso porque definir e acompanhar KPIs ajuda o gestor na hora de tomar decisões. Ele consegue ter uma visão precisa de tudo aquilo que acontece com a frota, dos desafios ainda enfrentados e das melhorias que podem ser feitas.
Com base nas informações indicadas pelos KPIs, é possível estabelecer as melhores medidas para alcançar determinados objetivos. Assim, aumenta cada vez mais a eficiência, o desempenho e a produtividade.
Como analisar os KPIs da gestão de frota?
Primeiro, é preciso definir quais KPIs serão monitorados. Isso pode ser feito com base em aspectos que o gestor identifica que precisam de melhorias, ou então pode se basear em objetivos que pretende alcançar, como maior performance ou redução de custos com manutenção.
O acompanhamento dos KPIs depende dos dados colhidos pelo gestor. Logo, é essencial utilizar uma ferramenta que registre diferentes aspectos da frota. Afinal, atualmente negócios de todos os setores têm baseado suas decisões e estratégias em dados. Logo, os indicadores-chave são grandes aliados em qualquer ramo de atuação. Sendo assim, o uso de KPIs na gestão de frota também é fundamental, já que pode contribuir para a otimização do trabalho do gestor e ainda promover os melhores resultados para a empresa como um todo, aumentando sua competitividade.