A Legal Ambiental (Fone: 34 3232 3316), empresa focada em soluções ambientais, passou a aplicar a rastreabilidade em 100% dos seus processos de logística reversa, referentes ao gerenciamento de resíduos industriais, após adotar o sistema da Jiva Gestão Empresarial (Fone: 0800 940.1515), especializada em soluções de gestão para pequenas empresas.
A Legal Ambiental é uma empresa gerenciadora de resíduos, sediada em Uberlândia, MG, que atua na região do Triângulo Mineiro desde 2002, promovendo soluções viáveis para garantir o retorno de resíduos sólidos para as empresas parceiras, evitando contaminação ao meio ambiente e promovendo redução de perdas nos processos produtivos. Internamente, com base na Política Ambiental, a empresa adota o conceito de “Aterro Zero”, oferecendo soluções de descartes de resíduos orientadas ao reuso de materiais por meio da reciclagem, compostagem, rerrefino de óleos vegetais, coprocessamento e tratamento de efluentes industriais.
A estrutura logística da Legal Ambiental integra um entreposto de resíduos (Classe I e Classe II) e duas unidades industriais, sendo uma de fertilizantes orgânicos e outra de adjuvantes agrícolas.
Diferenciais da logística reversa
Considerando que a logística reversa demanda procedimentos e meios para coletar e dar encaminhamento pós-venda ou pós-consumo de produtos – caracterizados como resíduos –, visando ao reaproveitamento ou à destinação correta destes resíduos, o grande diferencial desta logística em relação a outros processos logísticos está no cumprimento absolutamente preciso da rastreabilidade de todas as etapas da operação, enquadrando devidamente a caracterização e identificação de cada produto/resíduo, sem perder o lastro das informações do fabricante/importador/distribuidor/vendedor/consumidor final.
“Como as naturezas e as cadeias produtivas são diversas, o controle precisa contemplar não só a variação do tipo de resíduo, mas também dos processos produtivos integrados à logística reversa. Logo, nossa logística demanda um controle capaz de absorver as especificidades de cada parceiro gerador, integrando não só o fluxo de informação interna, mas garantindo que o fluxo de informação da rastreabilidade dos resíduos integre os mais variáveis canais de informação dos nossos parceiros geradores. Afinal, os relatórios de gerenciamento de resíduos contribuem bastante para a melhoria de processos dos nossos parceiros, pois contribuem para ajustes no Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos (PGRS) e, ainda, fomentam informações de falhas na produção, apontando adequações à gestão de qualidade e, consequentemente, desencadeando ações voltadas à redução de perdas, garantindo economia aos nossos parceiros”, explica Raffer Miranda, diretor de Qualidade da Legal Ambiental.
A propósito, ele também explica como a sua empresa chegou à Jiva. A Legal Ambiental pertence a sócios do Grupo Bom Jesus, de Uberlândia, que curiosamente foi o primeiro cliente Sankhya – empresa fundada pelos irmãos Felipe e Fábio Túlio Calixto, este último CEO da Jiva.
“No início, a solução Sankhya não era viável para o negócio da Legal Ambiental. Mas com o Jiva foi possível. As etapas de pré-implantação do Jiva foram muito enriquecedoras para a Legal Ambiental. A pré-implantação durou cerca de dois anos, pois a empresa estava consciente de que não bastava apenas substituir o sistema de gestão. O sistema Jiva viria consolidar uma nova fase da empresa, mais madura, com plano de negócios, plano estrutural e organizacional revisados. O projeto de ‘pré-implantação’ garantiu ainda mais força à parceria da Legal Ambiental e do Grupo Bom Jesus à família Sankhya e Jiva.”
Controle fundamental
Com o Jiva, foi possível a implementação de um controle de número único para todas as etapas do processo e, assim, tratar a rastreabilidade como controle padrão, sistematizado, deixando de ser uma entrega operacional. A rastreabilidade, que era um fim, passou a ser um meio para a Legal Ambiental engajar e integrar equipes, facilitando identificação dos níveis de responsabilidades dos setores, elevando o nível de serviço.
Ainda segundo Miranda, o controle obtido com a solução é fundamental para os negócios da empresa, que precisa lidar com diversas exigências do setor, como a garantia de origem e do descarte responsável dos insumos processados. “Trabalhamos com muitos relatórios específicos sobre cada atividade que exercemos, seja no tratamento de resíduos ou na produção e comercialização de produtos orientados à agricultura, e a rastreabilidade é vista não só como uma exigência ambiental, mas como um diferencial competitivo importante. São poucas as companhias do segmento que, de fato, atuam com transparência junto aos clientes e aos órgãos fiscalizadores”, afirma.
O diretor de Qualidade da Legal Ambiental aproveita para esclarecer que garantia de origem está associada à rastreabilidade do resíduo, com identificação do seu gerador em todas as etapas da operação, até a disposição final. Descarte responsável está associado ao correto tratamento e processamento do resíduo – seja associado à produção de fertilizantes, seja de adjuvantes agrícolas.
“Se a Legal Ambiental produz fertilizante ou adjuvante agrícola por meio do tratamento de resíduos orgânicos, é preciso garantir que os resíduos foram adequadamente tratados e processados até serem enquadrados de fato como insumos. A composição de misturas dos insumos, enriquecidos com demais matérias primas, deve prover um produto final eficiente, correspondente à finalidade aplicada, de qualidade. E para garantia do controle de qualidade, nossas ordens de produção garantem o vínculo do resíduo tratado com a identificação do(s) gerador(es), permitindo, por meio do controle de lote, rastrear inclusive a fazenda em que o produto final (fertilizante ou adjuvante agrícola) foi aplicado. É uma segurança para o produtor rural, para o gerador do resíduo, para a Legal Ambiental e para o meio ambiente. Conecta a cadeia do agronegócio com a indústria. É um ciclo que se fecha”, comenta Miranda.
Ainda de acordo com ele, os antigos ERPs utilizados pela Legal Ambiental não acompanhavam a evolução das operações da companhia. “Antes da Jiva, já tínhamos trabalhado com outros dois sistemas de gestão, mas eram pouco customizáveis e não eram integrados, o que dificultava a implementação da rastreabilidade. A partir do momento que priorizamos práticas de qualidade e controle na gestão da Legal, foi a Jiva que melhor conseguiu interpretar a nossa demanda, tanto com suporte técnico quanto em funcionalidade e flexibilidade do sistema”, revela.
Miranda lembra que desde o início das operações, em 2002, antes mesmo da Política Nacional de Resíduos Sólidos (Lei nº 12.305, de 2 de agosto de 2010), os processos de logística da Legal Ambiental já contemplavam a rastreabilidade de todos os resíduos gerenciados pela empresa, garantindo correta caracterização, atrelada à identificação do gerador, bem como aos demais dados da coleta, da triagem, do acondicionamento, do armazenamento e do processamento até a disposição final adequada.
“Sendo assim, o controle dessas informações sempre foi base para o nosso negócio. Inicialmente, o controle era feito por blocos de anotação (preenchimento manual), etiquetas e planilhas. Com o aumento do fluxo de resíduos recebidos e processados, as planilhas foram substituídas por controle sistematizado, mas que não conseguia conectar o número da ordem de serviço com o número do MTR – Manifesto de Transporte de Resíduos, documento que fornece informações da caracterização do resíduo, do gerador, do transportador e do destinador final. Logo, não conseguíamos ter um código de controle único nas ordens de produção. Ainda, nossa gestão de estoques não conectava com o fluxo de faturamento. Como o foco e a prioridade estratégica da operação demandava esforços máximos ao controle efetivo da rastreabilidade dos resíduos, o fluxo de faturamento ficava em segundo plano e sofria bastante impacto, prejudicando o fluxo de caixa. Além disso, as emissões de certificados de rastreabilidade não eram automatizadas, gerando também morosidade ao processo. A rastreabilidade era garantida, mas o fechamento das ordens de serviço poderia levar até 30 dias para ser concluído”, explica o diretor de Qualidade.
Ainda naquela época, os maiores problemas enfrentados eram: ruídos na comunicação interna (entre setores) e externa (junto a clientes e fornecedores); morosidade no processo de compras, especialmente nas compras relacionadas à manutenção de frota; atraso no fechamento de ordens de serviço; atraso no processamento de dados para garantia da rastreabilidade do resíduo; planilhas sem padronização, sendo tramitadas entre setores da empresa; e dificuldade no gerenciamento dos custos de produção.
No processo novo, a partir da abertura da ordem de serviço, o setor comercial entrega ao setor de logística informações completas do cliente gerador. Após realização do atendimento, o setor de logística devolve ao setor comercial todas as informações da operação e das ordens de produção, com controle submetido a um número único, combinado com o código do produto/resíduo do cliente gerador. “Desta forma conseguimos integrar as informações da cadeia produtiva do cliente gerador aos nossos processos e, posteriormente, alimentar informações ao cliente gerador com velocidade e assertividade.”
Na verdade, com a solução integrada, todos os setores da gerenciadora de resíduos foram impactados, do comercial à operação. “Não apenas fortalecemos a comunicação colaborativa entre diferentes áreas corporativas, passando a engajar mais funcionários nas atividades críticas e envolver os gestores nas tomadas de decisões, como agora 74% dos processos de compras passam por validação conjunta das áreas de compra, estoque e financeiro, aumentando ainda mais o controle sobre os gastos. Além disso, aprimoramos a gestão das ordens de serviço de cuidados preventivos da nossa frota de veículos de entrega, o que gerou uma economia de 12% nos custos de manutenção corretiva”, aponta Miranda.
Outro diferencial do projeto foi a pré- -implantação do sistema de gestão, que contou com a revisão de todo o ambiente organizacional pela equipe da Jiva, o que durou um ano e meio, destaca o gestor. “Sabíamos que não teríamos a solução dos nossos processos apenas com mudança do ERP. Por isso, revisamos processos e implantamos políticas internas que, ao longo da implantação, foram melhor analisadas e atualizadas, para chegar aos resultados apresentados”, diz.
Resumindo, Miranda relaciona os benefícios alcançados com a nova solução: integração efetiva dos processos da Legal Ambiental aos processos dos parceiros; assertividade no cumprimento de prazos; percepção do valor agregado da logística dos resíduos à cadeia produtiva, promovendo economia aos processos produtivos, uma vez atuando na redução de perdas de recursos naturais e impactos ambientais; engajamento das equipes ao propósito da empresa; conexão do propósito da empresa com o propósito dos parceiros; redução de custos logísticos, fomentando sustentabilidade para a atividade de logística reversa.
Como próximos passos, a Legal Ambiental planeja continuar investindo na solução de gestão, para aprimorar outras áreas, como contabilidade.
“A solução Jiva, na Legal Ambiental, chegará à contabilidade integrada, fortalecendo nossa gestão não só na rastreabilidade logística, mas também na gestão financeira e contábil. Afinal, o ‘Legal’ que dá nome à nossa empresa provoca todas as áreas para que, de fato, a máxima legalidade das nossas operações seja cumprida com segurança, transparência e credibilidade”, aponta Miranda.
Paralelo a isso, o setor de Pesquisa e Desenvolvimento da Legal Ambiental não para. “Estamos sempre buscando novas soluções, novas parcerias e novas tecnologias associadas à eficiência logística e à proteção dos recursos naturais. Para 2018, ampliaremos o nosso mix de fertilizantes orgânicos, produzidos por meio da compostagem de resíduos orgânicos, e também o mix de adjuvantes agrícolas, produzidos a partir do rerrefino de óleos vegetais. Conseguimos também ampliar nosso canal de distribuição de produtos, antes restrito a um raio de 500 km de Uberlândia, agora já chegando ao Nordeste do Brasil”, finaliza o diretor de Qualidade.
Processo requereu alguns alinhamentos
Fábio Túlio, CEO da Jiva, também comenta sobre o processo aplicado na Legal Ambiental, destacando a sua abrangência. “Para definirmos parâmetros necessários para um bom controle de logística reversa, unimos o compartilhamento das melhores práticas atualmente fomentadas pela Jiva com o conhecimento de causa da Legal Ambiental, colocando como parâmetro inicial a utilização de ferramentas nativas da solução que promovem a eficiência, economia de tempo e qualidade da implantação do ERP. O processo de controle de logística reversa tem seu início na coleta do resíduo nas indústrias fornecedoras através de MTR’s (Manifesto de Transporte de Resíduos) registrados no portal de compras. A partir desse registro possibilitamos a impressão de certificados de destinação emitidos para as indústrias fornecedoras, certificando que elas estão destinando seus resíduos corretamente. Esses certificados têm seu controle de numeração atribuído pela Jiva, facilitando a rastreabilidade dessa movimentação, caso a indústria fornecedora exija alguma informação. Assim que os resíduos chegam até a Legal Ambiental é atribuído a ele um controle por lote e local. Essa atribuição acontece durante o faturamento da MTR registrando, então, o estoque do resíduo. O lote e local são utilizados durante todo o tratamento e destinação final de resíduos, possibilitando toda a rastreabilidade do processo através da solução Jiva. Os resíduos coletados podem ter seu uso em produções de fertilizantes da Legal Ambiental, nesses casos esses resíduos são atribuídos como matérias primas através do controle de produção da Jiva, ou também podem ser tratados e destinados corretamente, sendo que esse controle é realizado através do portal de vendas. O mais importante ressaltar é que a Jiva possibilita uma rastreabilidade de qualquer resíduo em qualquer momento do processo, seja tratamento, utilização como matéria prima ou destinação final.” Túlio também lembra que no início da implantação foi preciso realizar, juntamente com a Legal Ambiental, alguns alinhamentos e entendimentos de processos, isso por se tratar de um segmento de serviço que a Jiva ainda não havia atendido. “Não cabe falar que foi um projeto específico, uma vez que utilizamos a nossa própria metodologia de implantação orientada às melhores práticas de administração. Foi um projeto inovador e com muitos desafios, necessitando uma análise de processos de forma abrangente, porém focada, também, em resultados analíticos.” Sobre o que se levou em consideração para a elaboração do projeto, e que fatores foram considerados, o CEO da Jiva diz que trabalharam as técnicas de entregas de projetos orientados por um escopo gerado durante a negociação comercial realizada com a Legal Ambiental – esse escopo é fruto do diagnóstico de maturidade de gestão com o MahaGestão. “Seguindo a nossa metodologia de implantação realizamos um compartilhamento de melhores práticas ouvindo necessidades e particularidades ao negócio da Legal Ambiental e, a partir desse compartilhamento, realizamos as configurações, os ajustes necessários, laboratórios de simulação e testes em parceria com a equipe da Legal Ambiental.” O trabalho proporcionou uma parceria fortalecida de benefícios para ambos os lados, o que facilitou a condução e solução de possíveis contratempos. “Tivemos mudanças de escopo, atrasos na implantação, adequações de processos da empresa e também ajustes de pessoal, em todos os casos resolvemos com alinhamento e diálogo, definindo responsabilidades da Jiva e do cliente, pois um projeto de implementação de um sistema de gestão precisa de comprometimento dos dois, prazos e realinhamentos de expectativas”, finaliza Túlio.