Hélio Meirim – CEO da HRM Logística – Consultora & Treinamento, tendo atuado, por mais de 20 anos, no Brasil e no exterior, em cargos executivos de empresas nacionais e multinacionais em vários segmentos. Coordena a comissão de logística do Conselho Regional de Administração – RJ. É professor, escritor e palestrante.
Vivemos um momento em que a competição no mundo dos negócios está cada vez mais acirrada. Empresas competem com concorrentes de seu segmento e, também, com os de outros segmentos, haja vista que o recurso financeiro disponível pelo cliente está cada vez mais escasso e, sendo assim, mais disputado. Logo, vence a competição a empresa que oferece o produto que o cliente percebe que agrega mais valor para ele naquele momento.
Entretanto, vencer a competição de conquistar o cliente e conseguir que ele decida pela compra de seu produto é o primeiro passo. Manter este cliente satisfeito, desde o momento da compra até que o mesmo receba o produto solicitado, é o grande desafio.
Para superar este desafio, as empresas vêm buscando gerenciar as etapas do ciclo do pedido (momento entre a compra e a entrega efetiva), sendo que um dos objetivos é tornar este ciclo cada vez mais curto, pois este é um dos diferenciais desejados pelos clientes.
A gestão do ciclo do pedido envolve processos logísticos externos e processos internos, sendo estes os focos de nosso artigo.
O que é intralogística?
Intralogística contempla os processos logísticos internos, ou seja, aqueles que ocorrem dentro dos muros da empresa.
Nos últimos anos, temos percebido que a intralogística vem ganhando maior atenção por parte dos gestores, pois a ineficiência interna compromete todo o processo logístico.
Por isso, cresce o foco no planejamento e na implementação de processos que otimizem o fluxo de produtos, informações e pessoas, possibilitando, assim, uma gestão eficiente da movimentação de materiais dentro de armazéns, fábricas e Centros de Distribuição.
Os processos da intralogística
No quadro mais abaixo, podemos ver os processos que fazem parte da intralogística.
Recebimento
Receber um produto (ou matéria prima) é um processo que vem ganhando importância dentro da gestão da cadeia de suprimentos, pois o tempo gasto neste processo impacta tanto no nível de serviço, quanto no custo (veículos e equipes ociosas).
Neste sentido, temos observado um crescente número de empresas que já planejam e ajustam com seus fornecedores o agendamento de recebimento, conseguindo, assim, otimizar o uso de seus recursos humanos (equipes) e recursos físicos (portaria, docas de recebimento, empilhadeiras). Como consequência deste planejamento, a empresa consegue auxiliar seus fornecedores a otimizarem seus recursos (equipes e equipamentos).
Todas estas otimizações geram aumento de produtividade e, consequentemente, impactam no resultado (custo) da operação.
O envio, por parte do expedidor, de cargas unitizadas, agiliza o processo de descarga e os processos seguintes (conferência e armazenagem) e, neste sentido, é importante haver um bom processo colaborativo entre expedidor e recebedor, visando entender as questões relacionadas às características de unitização e as questões relacionadas a custo x benefício da unitização.
Vale destacar que para implementar estas ações (agendamento, unitização) e outras, é preciso que todos os envolvidos tenham uma visão sistêmica e prezem pelo espirito colaborativo, ou seja, no momento de carregar o veículo temos que pensar em como este será descarregado. No momento em que agendamos a entrega de uma mercadoria, temos que pensar que o veículo irá realizar outras entregas e se não descarregarmos o mesmo no horário agendado, estaremos impactando nas demais entregas deste veículo.
Conferência e entrada no estoque
Após o processo de recebimento, algumas operações requerem a conferência e o registro da entrada no estoque. Um bom processo de recebimento auxilia muito o processo de conferência e entrada no estoque. Um processo de recebimento desorganizado impacta muito os processos posteriores.
Logo, entendo que é importante ter processos que agilizem a conferência dos produtos recebidos e, neste sentido, o uso da tecnologia de informação ganha papel importante. Sistemas que integram dados de pedidos e notas fiscais, bem como o uso de coletores, são práticas que vêm sendo utilizadas com grande frequência.
É importante que as equipes que atuam neste processo estejam preparadas para relatar eventuais divergências (quantidade, preço, condições comerciais, aspectos fiscais) encontradas no ato do recebimento.
Vale destacar, também, que, após o processo de conferência estar concluído, o produto já deve estar disponível para seguir para os processos seguintes (inspeção ou armazenagem) e, neste sentido, mais uma vez o uso da tecnologia de informação ganha destaque, pois sistemas de gestão de armazéns (WMS) já orientam onde e como os produtos recebidos e conferidos devem ser armazenados.
Armazenagem
O processo de armazenagem é concluído quando o material é guardado em determinado local, entretanto, ele é muito mais do que apenas deixar um material em um local. Entendo que o processo de armazenagem tem duas grandes dimensões: uma estratégica e outra operacional.
Na dimensão estratégica, precisamos pensar na localização geográfica do armazém, considerando aspectos como a proximidade de clientes, fornecedores, estrutura viária, custo de aquisição ou locação, tributos, incentivos fiscais e outros.
Na dimensão operacional, precisamos pensar no layout do armazém, na definição das regras de armazenagem, na organização e limpeza do local e, principalmente, na forma como este processo irá interferir (positiva ou negativamente) nos demais processos, como, por exemplo, no recebimento e no picking.
Um processo de armazenagem mal gerenciado irá impactar na otimização dos recursos e isto irá gerar inúmeros prejuízos para e empresa, além de prejudicar imensamente as atividades de gestão de estoques e processos de inventário.
Separação (Picking)
O processo de separação dos produtos adquiridos pelo cliente é essencial, pois fatores como tempo gasto na realização da separação, bem como a assertividade e a qualidade do que foi separado versus o que foi solicitado pelo cliente são fatores determinantes para a qualidade do serviço e, também, para o custo não só deste processo, mas, também, para os processos seguintes.
Atualmente temos observado um crescente aumento na automação nos processos de separação, com equipamentos que, além de ágeis, possuem um nível de assertividade extraordinário.
Mas não podemos nos esquecer de que ao desenvolver o projeto de implementação de processos automatizados, devemos estar atentos ao escopo, custo e retorno do investimento. Operações com grande volume de itens fracionados variados demandam processos mais automatizados.
Conferência (antes expedição)
O processo de conferência antes do envio do produto ao cliente é o que vem sofrendo grandes mudanças nos últimos anos.
Muitas empresas já incorporaram o processo de conferência ao processo de separação e embalagem. Ou seja, no momento em que ocorre o processo de separação, já está sendo realizada a conferência dos itens.
Isto otimiza o processo como um todo (evita um passo adicional), gerando, assim, maior produtividade e, consequentemente, a redução de custos.
Embalagem (Packing)
Este é um processo que ocorre em operações logísticas de itens fracionados, que necessitam da preparação de uma embalagem antes do processo de expedição. Esta embalagem objetiva a unitização do pedido, a preservação da qualidade dos mesmos e, em alguns casos, por uma questão de segurança, descaracterizando a embalagem original do produto para evitar desvios e furtos.
O uso de equipamentos automatizados também vem crescendo neste processo, sendo que o ideal é trabalhar colaborativamente junto com o fornecedor, para que seja possível fazer uso da embalagem original do fornecedor em todo o processo logístico (desde o recebimento até a entrega ao cliente).
Expedição e saída do estoque
O processo de expedição reúne atividades administrativas, fiscais e atividades operacionais. Estas atividades precisam ser sincronizadas, ou seja, uma não pode atrasar a realização da outra, pois o produto precisa seguir para o cliente juntamente com os devidos documentos fiscais, mas estes documentos não devem ser motivo de atraso da expedição.
Vale destacar que o processo de expedição precisa estar conectado ao processo de saída do estoque, pois com base nas entradas (recebimento) e saídas (expedição) será realizada a gestão de estoques.
Benefícios da intralogística
Muitos são os benefícios para a organização quando damos foco nos processos logísticos internos, ou seja, quando damos ênfase à intralogística.
Grande parte destes benefícios está relacionada à melhoria no nível de serviço ao cliente, bem como às possibilidades de redução dos custos logísticos. A intralogística possibilita que a gestão passe a enxergar estes processos não só na dimensão operacional, mas cada vez mais na dimensão estratégica do negócio.
Nos projetos de intralogística que temos implementado em organizações de diversos tamanhos e segmentos, observamos os seguintes benefícios:
• Entendimento, através do mapeamento e da análise dos processos logísticos internos, dos eventuais gargalos relacionados ao ciclo do pedido;
• Construção de um fluxo mais enxuto de produtos, informações e pessoas, mantendo somente as atividades que realmente agregam valor ao negócio;
• Otimização dos recursos (equipe e equipamentos), aumentando, assim, a flexibilidade e produtividade dos mesmos e, consequentemente, a possibilidade de redução de custos;
• Processos mais enxutos e mais organizados possibilitam uma maior visibilidade e rastreabilidade das atividades logísticas, e isto vem se tornando essencial para o cliente que deseja acompanhar todo o ciclo de seu pedido (comprar e receber);
• Uso de automação nos processos logísticos internos possibilita maior flexibilidade e agilidade, e isto pode se traduzir em menor prazo de entrega, menor quantidade de erros na expedição e menores custos operacionais;
• O crescimento da opção de provedores logísticos especializados em intralogística vem possibilitando oportunidades bem interessantes para as organizações avaliarem alternativas de terceirização desta atividade;
• Intralogística eficiente possibilita maior competitividade para o negócio (prazo de atendimento da demanda e custo mais competitivo).
Concluindo
Como podemos ver, a intralogística nos possibilita diversas oportunidades de melhoria e, também, nos apresenta alguns desafios.
Por isso, é importante que os profissionais de logística busquem atuar na revisão contínua dos processos internos, na busca pelas oportunidades de implementação de tecnologia e automação e na constante capacitação e motivação das equipes que atuam diretamente ou indiretamente nestes processos.
Vale ainda destacar que, mesmo em se tratando de processos internos, o entendimento das necessidades e expectativas dos fornecedores e clientes passa a ser fundamental para a melhoria da intralogística, sendo a colaboração uma palavra chave neste aspecto.
Processos, pessoas, tecnologia e colaboração são essenciais para tornar a intralogística um diferencial competitivo nas organizações.