Dando continuidade à série de matérias sobre a importância de softwares na gestão da crise, hoje falaremos sobre o TMS (Transportation Management System), um sistema de gerenciamento que abrange tanto a área administrativa, quanto operacional. Este, entre todos os softwares, é o que representa um grande diferencial no período de crise econômica.
Por possuir diversos módulos focados em todos os setores da empresa, o TMS agiliza tanto a comunicação, quanto a tomada de decisão. Segue alguns exemplos:
Na área comercial
Sabemos que manter os clientes em uma crise é um desafio para uma empresa, mas toda luta é válida. Se você possui todas as informações do cliente armazenadas em um módulo do TMS, isso facilita o trabalho da equipe ao elaborar negociações de tabela ou frete, ou mesmo conseguir se diferenciar da concorrência e interagir com a peculiaridade de cada um deles. O módulo ainda notifica quais clientes estão sendo atendidos, impedindo que algum deles fique em espera por tempo demais ou não receba atendimento.
Na rota que o caminhão seguirá
Ao organizar as entregas e coletas de todas as operações, o módulo consegue auxiliar na escolha de melhores rotas, e sabemos como isso pode influenciar tanto no consumo de combustível/mecânica, quanto na agilidade do serviço prestado. Neste contexto, realmente, “tempo é dinheiro”.
Na viagem e na entrega
Saber como está cada processo de entregas e quais delas foram um sucesso também traz um grande diferencial. Ter controle sobre a viagem (ocorrências, sinistros) evita atrasos desnecessários e até permite dar uma satisfação imediata ao cliente caso ocorra algum problema.
Com outro módulo, também é possível acessar: status da mercadoria, localização e previsão da entrega, imagem digitalizada de um canhoto de entrega, a foto de uma mercadoria avariada ou da pessoa que recebeu a encomenda, XML ou DACTE dos documentos emitidos, entre outros.
Na valorização do colaborador
O colaborador é e sempre será o maior bem que a empresa tem. Poder remunerá-lo corretamente pelos seus feitos e demonstrar sua importante para a transportadora, é uma forma de otimizar seu trabalho. Um colaborador motivado trabalha com mais disposição e produtividade.
Com um módulo de TMS, você pode gerir o comissionamento dos motoristas por meio de cadastro das regras de comissionamentos diversos (parceiros, agenciadores, vendedores, agregados, motoristas e etc), controle dos pagamentos comissionados de acordo com regras parametrizáveis integradas com módulo financeiro, visualização e rastreabilidade total dos documentos e operações comissionadas.
Nas contas a pagar, receber e faturamento
Quando comentamos que o TMS permite que toda a empresa tenha uma comunicação efetiva e sem ruídos, não era exagero. Da mesma forma que o operacional e o administrativo podem “conversar” por meio de módulos, o financeiro também tem seu trabalho otimizado com soluções para pagamentos, recebimentos e faturamentos. Isso impede que contas atrasem e sejam pagas com juros, da mesma forma que evita pagamentos desnecessários de contas que ainda não são para aquele mês. Claro, esse módulo inclui controle de nota do sistema (compra de produtos, peças, utensílios), agilidade no intercâmbio eletrônico, facilitação em transações, etc.
Nos deveres fiscais
Outra forma de evitar atrasos ou até mesmo problemas fiscais. Com o emissor integrado ao TMS, o CT-e e MDF-e são emitidos facilmente, atendendo a legislação, tributação e regras fiscais previstas pela Fazenda.